Kontrola KGW bez zaskoczenia?
Dobra wiadomość jest taka, że kontrola nie odbywa się bez zapowiedzi. Koło Gospodyń Wiejskich zostaje wcześniej poinformowane – najczęściej telefonicznie. Dzięki temu jest czas na przygotowanie dokumentów i ustalenie, kto będzie obecny podczas kontroli.
Czy trzeba coś tłumaczyć?
Wielu członków KGW myśli, że kontrola polega wyłącznie na sprawdzeniu dokumentów. W praktyce wygląda to inaczej.
Kontrola to także rozmowa. Kontrolerzy chcą wiedzieć:
- jakie działania prowadzi koło,
- w jaki sposób wykorzystywane są środki finansowe,
- czy działalność jest zgodna ze statutem i obowiązującymi przepisami.
Warto więc przygotować się nie tylko „papierowo”, ale również merytorycznie – dobrze znać statut koła i potrafić wyjaśnić podejmowane inicjatywy.
Te zasady trzeba znać
To zależy od zapisów w statucie KGW. Jeśli wynika z niego, że zarząd reprezentuje koło łącznie (np. trzy osoby), to właśnie te osoby powinny być obecne podczas kontroli. A co w sytuacji, gdy nie da się zebrać całego zarządu? Jest rozwiązanie. Można wyznaczyć pełnomocnika, jednak trzeba pamiętać o ważnej zasadzie: pełnomocnictwo muszą podpisać wszyscy reprezentanci wskazani w statucie.
Kontrola KGW - wnioski
Koła Gospodyń Wiejskich odgrywają coraz większą rolę na wsi – organizują wydarzenia, integrują mieszkańców i korzystają z różnych form wsparcia finansowego. Kontrole są więc naturalnym elementem funkcjonowania tych organizacji.
Dobrze przygotowane KGW nie ma problemów podczas kontroli, sprawnie przechodzi procedurę, może dalej korzystać z dostępnych środków i rozwijać działalność.
Najważniejsze wnioski
- kontrola KGW jest wcześniej zapowiedziana,
- obejmuje nie tylko dokumenty, ale też rozmowę,
- podczas kontroli powinny być obecne osoby wskazane w statucie,
- w razie potrzeby można wyznaczyć pełnomocnika – z podpisami wszystkich reprezentantów,
- dobra znajomość statutu i działań koła to podstawa spokojnej kontroli.
Źródło: ARiMR
