Art. 45 ust. 1 Ustawy o ubezpieczeniu społecznym rolników wskazuje, że o zaistnieniu wypadku przy pracy rolniczej należy zawiadomić KRUS bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia jego zaistnienia. Niedopełnienie przez poszkodowanego lub rolnika tego obowiązku ocenia się przy ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadku oraz prawa do jednorazowego odszkodowania. Upoważniony pracownik KRUS ma prawo dokonać oględzin miejsca i przedmiotów związanych z wypadkiem oraz przeprowadzić dowody z zeznań poszkodowanego i świadków.
Wypadek zgłasza się Kasie, bezpośrednio w siedzibie albo za pośrednictwem poczty, telefonicznie lub pocztą elektroniczną. Właściwą jednostką organizacyjną Kasy do przyjęcia zgłoszenia wypadku jest oddział regionalny Kasy lub placówka terenowa Kasy, w której osoba, która uległa wypadkowi jest ubezpieczona.
Poszkodowany lub inna osoba zgłaszająca wypadek powinna w szczególności m.in. zabezpieczyć w miarę możliwości miejsce i przedmioty związane z wypadkiem. Powinna także udostępnić miejsce wypadku i przedmioty z nim związane. Wymaga się też, by wskazała świadków wypadku i dostarczyła posiadaną dokumentację leczenia. Zgłoszenie wypadku KRUS dokumentuje w rejestrze.
Postępowanie dowodowe w sprawie ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku obejmuje m.in. ustalenie, czy zaistniała zwłoka w zgłoszeniu wypadku, a jeżeli zaistniała, ustalenie przyczyn tej zwłoki oraz określenie, jaki wpływ miało opóźnienie na możliwość ustalenia okoliczności i przyczyn tego wypadku. Jeżeli stan zdrowia poszkodowanego na to pozwala, jest on przesłuchiwany, podobnie, jak świadkowie wypadku. Dokonuje się oględzin miejsca i przedmiotów związanych z wypadkiem dla oceny stanu technicznego maszyn i urządzeń, warunków wykonywania pracy oraz innych okoliczności, które mogły mieć wpływ na zaistnienie wypadku. W razie potrzeby KRUS zasięga opinii rzeczoznawców lub występuje do innych właściwych instytucji i organów, w tym w szczególności do policji, prokuratury i sądu, prowadzących postępowanie dotyczące wypadku.
Po przeprowadzeniu postępowania dowodowego, nie później niż w ciągu 14 dni od wyjaśnienia ostatniej okoliczności niezbędnej do ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku, sporządza się protokół powypadkowy. Stanowi on podstawę do uznania bądź nie uznania wypadku za wypadek przy pracy rolniczej w świetle art. 11 ustawy
