KSeF to system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, czyli sporządzonych według z góry określonego, ścisłego schematu, porządku i standardu. Dokument wystawiany za pośrednictwem KSeF nie ma już formy papierowej ani PDF – jest zestawem danych zapisanych w formacie XML według jednolitego wzoru. Wdrożenie KSeF ma usprawnić proces fakturowania i księgowania, zautomatyzować obieg dokumentów oraz ich archiwizację, a także zredukować liczbę pomyłek pojawiających się podczas ręcznego wpisywania danych.
Kto podlega pod KSeF i od kiedy?
Od 1 lutego 2026 r. faktury w KSeF będą musiały wystawiać duże podmioty, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku VAT) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Jeśli więc rolnik współpracuje z takimi dużymi dostawcami, od lutego musi być gotowy na odbiór od nich faktur w systemie KSeF, chyba że jest rolnikiem ryczałtowym (o czym niżej). Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten obejmie natomiast pozostałych podatników, z pewnymi wyjątkami.
Z obowiązku wystawiania faktur w KSeF do końca 2026 r. są zwolnieni podatnicy, u których łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem), udokumentowana fakturami poza KSeF, jest mniejsza lub równa 10 tys. zł miesięcznie. Do końca bieżącego roku zwolnione od obowiązku wystawiania w KSeF są także faktury wystawiane przy zastosowaniu kas rejestrujących, a także paragony z NIP do 450 zł brutto (tzw. faktury uproszczone).
Co z rolnikami ryczałtowymi?
Faktury zakupu nie będą przekazywane w KSeF rolnikom ryczałtowym posługującym się jedynie numerem PESEL (bez NIP). W takich przypadkach sprzedawca będzie miał obowiązek udostępnić wizualizację faktury w formie uzgodnionej z nabywcą (np. papierowo lub jako PDF). Dokument ten będzie musiał być opatrzony kodem QR lub linkiem umożliwiającym jego weryfikację w systemie, co pozwoli na jego pobranie bezpośrednio z KSeF w tzw. dostępie dwuetapowym (anonimowym), bez konieczności uwierzytelniania się bezpośrednio w systemie. Datą otrzymania faktury będzie w takim przypadku data jej faktycznego otrzymania przez rolnika poza systemem KSeF.
Rolnik ryczałtowy, który chce otrzymywać faktury VAT RR (oraz faktury VAT RR KOREKTA) w KSeF na stałe – a dotyczy to wyłącznie tych, którzy posługują się NIP – musi udzielić uprawnienia swojemu nabywcy towarów lub usług rolniczych (będącemu czynnym podatnikiem VAT). Nadanie uprawnień wymaga złożenia oświadczenia potwierdzającego status rolnika ryczałtowego. Po uzyskaniu uprawnienia każda transakcja pomiędzy rolnikiem ryczałtowym a wskazanym podatnikiem VAT będzie do odwołania dokumentowana (fakturą VAT RR) przy użyciu KSeF. Trzeba mieć jednak na uwadze, że jeśli rolnik sprzedaje produkty do kilku odbiorców, takie uprawnienie nadaje się każdemu nabywcy oddzielnie. Z tej możliwości będzie można skorzystać od kwietnia br.
Aby rolnik ryczałtowy mógł nadawać takie uprawnienia – podobnie jak inne podmioty, które muszą korzystać z KSeF, np. rolnicy będący czynnymi podatnikami VAT – musi posiadać NIP. Jest on warunkiem koniecznym do korzystania z funkcjonalności KSeF, w tym do wystawiania faktur sprzedażowych, odbioru faktur zakupowych oraz zarządzania uprawnieniami do faktur VAT RR. Do uwierzytelnienia się można użyć podpisu zaufanego (metoda bezpłatna) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Jeśli rolnik korzysta z obsługi księgowej, do wystawiania i odbioru faktur w KSeF może nadać odpowiednie uprawnienia obsługującemu go biuru księgowemu lub doradcy.
Przy wystawianiu faktur kluczowe będzie dotrzymywanie terminów.
Tylko faktura korygująca
Faktur nie będzie można poprawić ani anulować – możliwe będzie jedynie wystawienie faktur korygujących w systemie. Można wystawiać tyle korekt, ile jest konieczne do wystawienia finalnie prawidłowej faktury. Każda prawidłowo wystawiona faktura będzie musiała zawierać numer KSeF nadawany automatycznie przez system po wysłaniu e-faktury i jej przyjęciu do tego systemu. Numer ten zwracany jest w UPO (urzędowym poświadczeniu odbioru).
Gdy system nie zadziała
1 listopada 2025 r. został udostępniony moduł certyfikatów i uprawnień (MCU), który służy do nadawania uprawnień oraz generowania certyfikatów KSeF. Od 1 lutego 2026 r. funkcjonalności MCU mają zostać włączone w docelowe narzędzie – aplikację podatnika KSeF 2.0. Uprawnienia nadane w MCU zostaną przeniesione do KSeF 2.0.
Resort finansów w przypadku problemów technicznych przewiduje rozwiązania offline, a zasady wystawiania faktur zależą od przyczyny. Jeśli problem leży po stronie podatnika (np. brak internetu), mówimy o trybie offline24 – wówczas fakturę należy przesłać do systemu niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym. W przypadku zaplanowanych prac serwisowych (tryb offline – niedostępność systemu) fakturę trzeba dosłać nie później niż w następnym dniu roboczym po ich zakończeniu.
Jeśli natomiast Ministerstwo Finansów ogłosi tryb awaryjny (w razie awarii KSeF), termin na przesłanie dokumentu do systemu wydłuża się do 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
KSeF pozwala na archiwizację faktur przez dekadę, chroniąc je przed zgubieniem. Rozwiązanie to zapewnia większą transparentność i bezpieczeństwo, ponieważ wszystkie dokumenty są gromadzone w centralnej bazie, co skutecznie przeciwdziała próbom ich fałszowania lub oszustwom. Ponadto zgromadzenie faktur w jednym miejscu ma usprawnić i przyspieszyć proces ewentualnych kontroli. Jak wcześniej zaznaczono, wystawione faktury nie będą podlegać edycji ani anulowaniu po nadaniu im numeru KSeF, a ewentualne błędy będzie można skorygować wyłącznie poprzez wystawienie faktury korygującej.
Rolnicy powinni zweryfikować swój status VAT (czynny czy ryczałtowy), przeanalizować obroty i rozważyć sposób korzystania z systemu – można wybrać darmowe narzędzia oferowane przez Ministerstwo Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF lub e-mikrofirma dostępna w e-Urzędzie Skarbowym) lub komercyjne rozwiązania.
Warto także śledzić bieżące zmiany na stronie ksef.podatki.gov.pl, a także przetestować udostępnioną przez Ministerstwo Finansów aplikację podatnika KSeF 2.0 w wersji testowej lub demo.
Opracowała Magdalena Szymańska na podstawie artykułu „Przygotuj się na KSeF” autorstwa Maksymiliana Mruka z Agravesu, opublikowanego w numerze 12. „Top Agrar Polska”.
