– KSeF to nic innego jak magazyn faktur. Służy do archiwizowania dokumentów sprzedażowych. Główną zaletą systemu jest to, że dokumenty w nim umieszczone będą przechowywane przez 10 lat. System zwalnia więc tak naprawdę z archiwizowania faktur we własnym zakresie. Jak na razie jednak nie wszystkie faktury wchodzą do KSeF, co może z jednej strony stanowić ułatwienie, a z drugiej wywoływać małe zamieszanie – mówił Kałuża.
Jak wysłać fakturę w KSeF?
KSeF nie jest programem księgowym, choć zawiera moduł do wystawiania faktur. W opinii doradcy jest on skomplikowany i lepiej korzystać z innych programów do wystawiania faktur.
– Po wystawieniu faktury w programie księgowym jest ona wysyłana do KSeF. Dopiero wtedy uznaje się, że jest wystawiona. System nadaje dokumentowi indywidualny numer, nie robi więc tego już wystawca faktury. Wprowadzając dane do faktury, warto dokładnie wszystko sprawdzić, bo wysłanej faktury do KSeF nie można już anulować – można tylko wysłać fakturę korygującą. Na wysłanie faktury do KSeF od momentu wprowadzenia jej do programu księgowego są 24 godziny. Po wpłynięciu faktury do systemu otrzymuje się urzędowe poświadczenie odbioru – wyjaśnia Kałuża.
Doradca uczula, aby zsynchronizować programy do wysyłania i odbierania dokumentów z KSeF. Jeśli ktoś nie wystawia wielu faktur, może korzystać z darmowych programów zintegrowanych z API KSeF 2.0. Takim – w jego ocenie – sprawdzonym i prostym w obsłudze programem jest np. fakturomania. Jeśli ktoś wystawia trzy faktury w miesiącu, w tym programie robi to za darmo. Koszt programu od czwartej faktury to około 300 zł rocznie.
Pilnuj NIP!
Znakiem rozpoznawczym w KSeF jest NIP. Kałuża zwraca uwagę, aby wystawiając faktury, mieć to na uwadze – pomyłka w NIP może spowodować, że faktura trafi do kogoś innego. Jeśli rolnikowi faktury rozlicza biuro rachunkowe, a on nadał mu uprawnienia do przyjmowania wszystkich faktur, biuro, nie będąc świadome, że nie jest to faktura jego klienta – może ją uregulować.
– KSeF nie kontroluje bowiem poprawności NIP. Obecnie jest to największe niebezpieczeństwo tego systemu. Trzeba wypracować z biurem księgowym sposób kontroli, by uniknąć takich pomyłek. Jeśli zauważymy, że do naszego systemu wpłynęła faktura, która nas nie dotyczy, warto od razu skontaktować się z jej wystawcą, żeby ją wycofał – pozwoli to uniknąć niepotrzebnych nieprzyjemności ze strony urzędu skarbowego. Takiej faktury nie należy księgować. Pomyłek w NIP można uniknąć, korzystając z programów, które po danych automatycznie zaciągają NIP z centralnego rejestru – uczula doradca.
Korzystanie z systemu KSeF wymaga logowania.
– Najprościej robić to przez bankowość elektroniczną. Taką usługę mają już dostępne banki spółdzielcze, z których rolnicy korzystają najczęściej. Logować można się także przez profil zaufany – mówi Kałuża.
