Rolnicy starający się o zwrot akcyzy za paliwo natrafiają na niespodziewany problem. Niektóre stacje zamiast papierowej faktury wydają potwierdzenie transakcji z kodem QR, którego gminy nie przyjmują, bo dokument ten nie jest fakturą VAT. Aby ściagnąć fakturę trzeba zeskanować telefonem kod QR i otrzymać linku do systemu KSeF. Rolnicy, którzy zabiorą się za składanie dokumentów na ostatnią chwilę i pójdą do gminy z potwierdzeniami transakcji mogą być niemile zaskoczeni.
Teraz ORLEN wyjaśnił, że forma otrzymania faktury uzależniania jest od tego w jakim charakterze występuje nabywca. "Jeżeli nabywca poda NIP, faktura zostanie wystawiona i udostępniona w KSeF, a na stacji otrzyma potwierdzenie z danymi umożliwiającymi jej pobranie. Jeżeli natomiast chce otrzymać fakturę drukowaną na stacji jako osoba fizyczna, powinien przed zakończeniem transakcji poinformować obsługę, że nie występuje z NIP, lecz posługuje się numerem PESEL".
Rolnik musi uprzedzić obsługę stacji, że chce otrzymać papierową fakturę
W piśmie przesłanym, do redakcji "Tygodnika" Orlen wyjaśnia, że."..rozwiązaniem jest prawidłowa samoidentyfikacja już w momencie zakupu paliwa. Rolnik powinien zdecydować, czy w danej transakcji występuje jako nabywca posługujący się NIP — wtedy faktura trafi do KSeF — czy jako osoba fizyczna, która chce otrzymać fakturę papierową na stacji. Obsługa stacji wystawia dokument zgodnie z informacją podaną przez klienta przy transakcji".
Spółka zaznaczyła jednocześnie, że "ORLEN nie ma podstaw do każdorazowej weryfikacji, czy klient podający numer NIP prowadzi działalność gospodarczą albo jaki ma status podatkowy. Dlatego tak ważne jest, aby klient jasno wskazał obsłudze stacji właściwy sposób wystawienia faktury przed zakończeniem transakcji".
Po otrzymaniu sygnału od rolników, że jest problem z uzyskaniem papierowych faktur za zakup paliwa zwróciliśmy się z prośbą o pilną interwencję do ministerstwa rolnictwa. To z kolei zwróciło się w tej sprawie do Orlenu. Orlen odpowiedział wtedy, że rozumie trudności zgłaszane przez rolników, szczególnie że dokumenty potrzebne do ubiegania się o zwrot podatku akcyzowego muszą zostać złożone w określonym terminie, a nie wszyscy klienci swobodnie korzystają z narzędzi cyfrowych.
"Mamy świadomość, że samodzielne pobranie faktury z Krajowego Systemu e-Faktur może być dla części osób dodatkowym utrudnieniem", napisał ministerstwu rolnictwa ORLEN.
Nie jest to wewnętrzna decyzja ORLENU
Spólka tłumaczyła że zasady dokumentowania sprzedaży na stacjach ORLEN wynikają z przepisów dotyczących podatku VAT oraz funkcjonowania KSeF. Nie jest to rozwiązanie fakultatywne ani wewnętrzna decyzja ORLEN, lecz element obowiązkowego systemu e-fakturowania wdrażanego w Polsce.
"Jeśli przy transakcji nabywca podaje polski NIP, faktura dokumentująca zakup jest wystawiana w KSeF, a klient otrzymuje na stacji potwierdzenie transakcji z danymi umożliwiającymi jej pobranie. Potwierdzenie transakcji nie jest fakturą VAT i nie zastępuje dokumentu wymaganego przy ubieganiu się o zwrot podatku akcyzowego. Właściwym dokumentem pozostaje faktura wystawiona w KSeF, którą można pobrać po zeskanowaniu kodu QR i podaniu danych wskazanych na potwierdzeniu, a następnie wydrukować i przedłożyć wraz z wnioskiem"
Spółka wyjaśniła, że stosuje te same zasady w całej sieci stacji paliw i publicznie informował o zmianie zasad jeszcze przed ich wejściem w życie, wskazując również na okres przejściowy, który miał pomóc klientom przygotować się do nowego sposobu odbioru faktur.
Masz NIP otrzymujesz potwierdzenie z kodem QR
Powołuje się na przepisy prawa, które wskazują, że od 1 kwietnia klienci podający polski NIP otrzymują na stacji potwierdzenie z kodem QR, a faktura jest dostępna do pobrania w KSeF.
Orlen rekomenduje rolnikom, którzy kupują paliwo z podaniem NIP i potrzebują faktury do rozliczenia akcyzy, na bieżąco po zakupach pobierali na jego podstawie fakturę z KSeF, a następnie drukowali jej wizualizację przed złożeniem dokumentów w gminie.
W przekazanej ministerstwu informacji napisano, że pracownicy stacji zostali poinformowani o zasadach uzyskiwania dostępu do faktur w KSeF i mogą wyjaśnić klientom, jak odnaleźć fakturę na podstawie otrzymanego potwierdzenia. Pracownicy nie pobierają jednak ani nie drukują faktur z KSeF w imieniu klientów.
Nie każdy ryczałtowiec może mieć NIP
To stanowisko ORLENU nie odnosiło się jednak do rolników ryczałtowych, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej i nie zatrudniają pracowników, i nie mogą posługiwać się nadanym im uprzednio numerem NIP, bo ich identyfikatorem podatkowym jest numer PESEL.
Rolnicy ryczałtowi, którzy nie mają prawa do posługiwania się numerem NIP, powinni mieć nadal możliwość odbierana faktur zakupowych w formie papierowej lub elektronicznej (np. e-mail). Z wyjaśnień ORLENU wynika, że, kupując paliwo w ich stacjach, otrzymają stosowną fakturę, ale muszą zasygnalizować to przed zakończeniem transakcji!
Magdalena Szymańska
